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Desk Sharing – Flexibilität im Büro

Heute ein Platz im Großraumbüro mit den Lieblingskollegen zur Abstimmung des Firmenevents, morgen ein ruhiges Einzelbüro zum Lektorat des Abschlussberichts - das Konzept Desk Sharing boomt. Wie der Name Desk Sharing (englisch für Schreibtisch teilen) bereits impliziert, hat man dabei keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern wählt jeden Tag einen neuen Platz je nach Aufgabe. Wir von Trugge verraten Ihnen, mit welchen fünf Tipps das Konzept Desk Sharing auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg wird.

Man sieht durch eine geöffnete Tür in ein Büro. Dort sitzt eine Frau vor einer Tastatur. Sie trägt ein Headset und telefoniert.

Ein Einzelbüro ist der ideale Platz für eine lange Telko.

Desk Sharing – Was sind die Vorteile?

Schaut man sich die durchschnittliche Auslastung von Büros in Deutschland an, kommt man gerade einmal auf rund 70%. Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Weiterbildungen oder Homeoffice lassen viele Büroplätze leer stehen. Daher macht es für Unternehmen Sinn, weniger Arbeitsplätze anzubieten, als es Mitarbeiter gibt. So wird eine kleinere Bürofläche benötigt und das spart Kosten.

Desk Sharing erleichtert außerdem den Arbeitsalltag enorm. Muss man an einem Tag viele Telefonate führen, die die Kollegen eher stören oder man einen kniffeligen Text vor sich hat, für den man Ruhe braucht, kann man sich beim Desk Sharing einfach einen Einzelplatz buchen. Arbeitet man hingegen an einem Projekt und muss sich mit weiteren Kollegen abstimmen, kann man sich mit diesen in ein Großraumbüro einbuchen und kann sich unkompliziert austauschen.

Man sieht einen Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen und einer Webcam. Davor liegen eine Tastatur und eine Maus sowie ein Notibuch, ein Headset sowie ein Apfel.

Gleiche Bedingungen an allen Arbeitsplätzen ist essenziell für ein gelungenes Desk Sharing.

Voraussetzungen fürs Desk Sharing

Damit das Konzept Desk Sharing aufgeht, muss das Unternehmen überwiegend digital und cloudbasiert arbeiten, damit man nicht mehr an einen Arbeitsplatz gebunden ist. Eine Ausstattung mit Laptops ist außerdem hilfreich.

Um zu vermeiden, dass es einen Ansturm auf bestimmte Plätze gibt, sollten alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sein. Nur so haben wirklich alle Mitarbeiter eine freie Platzwahl.

In manchen Unternehmen gilt beim Desk Sharing das Windhundprinzip: Wer morgens als erstes vor Ort ist, hat die freie Auswahl. Wer später kommt, muss den Platz nehmen, der noch frei ist. Diese Organisation des Desk Sharings, die einen nicht zu unterschätzenden Stressfaktor für manche Mitarbeiter bildet, zerstört den Kerngedanken dieses Konzeptes. Die freie Platzwahl je nach Aufgabe oder Abstimmungsbedarf ist so nicht mehr gegeben. Es empfiehlt sich also, die Organisation über ein Buchungssystem vorzunehmen. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle sein, in die man sich für einen bestimmten Tag und Platz einträgt. Mittlerweile gibt es außerdem zahlreiche Tools und Apps, mit denen man die Arbeitsplatzverteilung koordinieren kann.

Fünf Tipps für einen entspannten Arbeitsalltag ohne festen Arbeitsplatz

Wir haben fünf Regeln für ein gelungenes Desk Sharing in Ihrem Unternehmen für Sie zusammengestellt.

Auf einem Schreibtisch liegen verschiedene Büromaterialien: Ein Druckbleistift, ein Kaweco Füller, ein Textmarker und ein Korrekturmarker. Ein Notizbuch von der Marke Avery Zweckform wurde mit Buchstabenstickern beklebt. Darauf steht der Name Lina.

Beim Desk Sharing sollten Sie sich auf Ihre Lieblingsutensilien beschränken.

1. Desk Sharing Regel: Clean Desk Policy

Da kein Arbeitsplatz mehr "Ihr" Arbeitsplatz ist, gilt die Clean Desk Policy. Persönliche Gegenstände wie Fotos, Postkarten oder der Glücksbringer haben nach Feierabend nichts mehr auf dem Schreibtisch verloren. Verstauen Sie persönliche Andenken, auf die Sie während Ihres Arbeitstages nicht verzichten möchten, am Ende des Tages wieder in Ihrer Tasche und hinterlassen Sie einen aufgeräumten Platz.

Es empfiehlt sich außerdem einmal kräftig auszumisten, bevor das Desk Sharing beginnt. Sie werden erstaunt sein, wie viel unnötige Unterlagen und Utensilien sich auf und um den Schreibtisch angesammelt haben, die man nicht regelmäßig braucht.

Für einen mobilen Arbeitstag gibt es mittlerweile zahlreiche Aufbewahrungssysteme, in denen Sie Ihre persönlichen Sachen aufbewahren können. Diese sollten von allen Mitarbeitern an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, zum Beispiel in einem großen Regal, sodass keine Arbeitsplätze davon tangiert werden.

Des Weiteren sind kleine Stationen mit den "Büro-Essentials" wie Locher oder Heftgerät sinnvoll, bei denen es nur auf die Funktion, nicht aber den eigenen Geschmack ankommt. Die individuelle Ausstattung wie Stifte oder Notizbücher findet dann in der eigenen Tasche Platz.

2. Desk Sharing Regel: Kein Blocken von Arbeitsplätzen

Die sogenannte "Handtuch-Mentalität" kennt man bisweilen vor allem aus dem Urlaub. Schon früh morgens reservieren sich Frühaufsteher die besten Plätze am Hotelpool mit einem Handtuch und legen sich nochmal genüsslich ins Hotelbett.

Desk Sharing lebt vor allem durch Flexibilität. Wenn Sie stur Ihren Lieblingsplatz bis Ende des Jahres blockieren, hat niemand etwas davon, vor allem Sie selbst nicht. Sie verbauen sich damit die Chance, mit anderen Kollegen ins Gespräch zu kommen und von neuen Impulsen zu profitieren.

3. Desk Sharing Regel: Rücksicht auf Kollegen nehmen

Der große Vorteil beim Desk Sharing ist, dass man seinen Arbeitsplatz an die jeweils anstehenden Aufgaben anpassen kann. Wenn Sie also wissen, dass in der Woche ein ganztägiger Workshop über Zoom bevorsteht, bei dem Sie viel reden müssen, buchen Sie aus Rücksicht auf Ihre Kollegen am besten ein Einzelbüro und belasten diese nicht mit unnötiger Dauerbeschallung.

Auch umgekehrt gilt: Blockieren Sie kein Einzelbüro, wenn Sie eh die meiste Zeit in Terminen sind oder sich mit anderen im Nebenbüro austauschen müssen. So bleiben die Plätze denen vorbehalten, die sie wirklich brauchen.

Eine Tüte mit Keksen steht vor einem aufgeklappten Laptop, auf dem ein Notizzettel und ein Kugelschreiber liegen. Auf der Tüte ist ein Designsticker der Marke Avery Zweckform aufgeklebt, auf dem steht "Ein Geschenk für die Seele"

Bei so einer Begrüßung fühlt man sich auch im zunächst "fremden" Büro pudelwohl.

4. Desk Sharing Regel: Offen sein und dem neuen Konzept Zeit geben

Zugegeben, Desk Sharing kann auch schon mal richtig nerven. Das tägliche Auf- und Abbau-Ritual des Equipments kann, gerade wenn man es eilig hat, einfach nur anstrengend sein. Aber: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Hat man erstmal die ersten Wochen hinter sich gebracht, sieht die Welt schon ganz anders aus. Geben Sie dem neuen Konzept daher Zeit und schmeißen nicht alles nach zwei Wochen schon wieder um.

Die Vorteile werden Ihnen vor allem nach sehr verschiedenen Arbeitsphasen oder Projekten erst richtig deutlich. Der flexible Wechsel zwischen Großraumbüro mit Austauschmöglichkeiten und dem Einzelbüro für Konzentration ist ein großer Luxus, der Ihren Arbeitsalltag erleichtert.

Setzen Sie sich an unterschiedliche Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Kollegen. Sie werden von neuen Perspektiven und dem Austausch profitieren. Bestimmt lernen Sie so auch ganz neue Seiten an Ihren Kollegen kennen, mit denen Sie bisher nur flüchtig Kontakt hatten.

Zwei junge Frauen sitzen an einem Schreibtisch und unterhalten sich angeregt.

Beim Desk Sharing lassen sich schnell neue Kontakte knüpfen.

5. Desk Sharing Regel: Organisation ist das A und O

Damit Sie in für Sie noch fremden Büros nicht den halben Tag dafür aufwenden müssen, einen Briefumschlag oder einen Tesafilm auftreiben zu müssen, sollten Sie Schränke und Unterlagen beschriften. Bei der Organisation helfen Ihnen wiederablösbare Etiketten, zum Beispiel der Marke Avery Zweckform. Wir von Trugge haben außerdem hübsche Orderrücken zum Download für Sie vorbereitet.

Etiketten und Aufkleber sind außerdem hilfreich, um Tische zu kennzeichnen. Jeder Arbeitsplatz bekommt seinen eigenen Namen, so kann dieser ganz einfach für den jeweiligen Tag gebucht werden.

Ihr persönliches Equipment, das nicht von der Allgemeinheit genutzt werden soll, können Sie ebenfalls mit schönen Stickern, zum Beispiel Ihr Name aus Buchstabenstickern, im Handumdrehen personalisieren.

Weitere Tipps zur Büroorganisation mit Etiketten erhalten Sie in diesem Magazinbeitrag.

Auf einen Schrank stehen eine Blume in einem schwarz-weißen Topf sowie ein schwarzer Ordner. Der Schrank im mit einem Etikett der Marke Avery Zweckform mit den Worten Bürobedarf: Hüllen und Versandmaterial beschriftet.

Mit der entsprechenden Beschriftung der Schränke, zum Beispiel mit Etiketten der Marke Avery Zweckform, findet sich jeder schnell zurecht.

Auf einem Tisch liegen mehrere Verpackungen mit Etiketten der Marke Avery Zweckform. Der Tisch ist mit einem runden Etikett mit den Worten Marketing 1 beschriftet.

Erleichtert die morgendliche Platzsuche enorm: Eine Beschriftung der Arbeitsplätze.

 

Video

Eine solide Basis für das Kozept Desk Sharing in Ihrem Unternehmen zu schaffen ist also nicht schwer. Seien Sie offen für das neue Konzept und haben Sie Spaß! Auf den Geschmack gekommen? Weitere außergewöhnliche und innovative Bürokonzepte sehen Sie im nachfolgenden Video:

Desk Sharing – Auf geht´s

Mit unseren fünf Tipps steht einem gelungenen Desk Sharing nichts mehr im Wege. Probieren Sie es doch einfach mal aus. Kommen Sie in unserem Geschäft in Geseke vorbei, wir von Trugge unterstützen Sie gerne mit den passenden Büroutensilien und Etiketten, damit Sie sich schnell auf allen Arbeitsplätzen zurechtfinden.